KANBAN – from push to pull

Im letzten Beitrag habe ich über die Methode KANBAN als Prozessoptimierungstechnik geschrieben. Dabei ging es vor allem um die funktionalen Möglichkeiten im Projektmanagement. In diesem Beitrag liegt der Fokus auf der sich ändernden Arbeitsweise, die durch die Anwendung von KANBAN entsteht und auf den Auswirkungen, die dies auf ein Unternehmen haben kann.

Der Einsatz von KANBAN hilft, Arbeitsmengen zu visualisieren und zu allozieren, dies ist eine der Stärken der Methode. Betrachtet man streng hierarchisch organisierte Unternehmen, so werden die Arbeiten von der nächsthöheren Stelle delegiert. Dies führt häufig zu ungleichmässigen Arbeitsmengen, Unzufriedenheit aufgrund der Fremdbestimmung sowie den falschen Einsatz von Kompetenzen. Ein weiterer Punkt ist die Bekanntgabe von Terminen. In einer hierarchischen Organisation werden Deadlines sehr detailliert vorgegeben und führen mitunter zu unrealistischen Szenarien und unnötiger Hektik. Nicht immer lässt sich dieser Umstand vermeiden, doch viele Probleme sind auch hausgemacht.

Des Weiteren kann die Hierarchie dazu führen, an Flexibilität sowie Agilität zu verlieren, doch genau das sind zwei organisationale Kompetenzen, die in einer sich schnell ändernden Welt äusserst relevant sind. Nutzt man die KANBAN-Methode rein in diesem Kontext, so wird nicht das volle Potenzial der Methode für die Unternehmung ausgeschöpft und das Ganze verkümmert zu einer etwas besseren To-Do-Liste.

Der KANBAN-Regelkreis

Betrachtet man ein klassisches KANBAN-Board aus der Softwareentwicklung, so lässt sich dies mit einem klassischen KANBAN-Regelkreis aus dem Produktionsprozess vergleichen.

 

Kanban from push to pull
Quelle: Eric Postler
Kanban from push to pull
Quelle: Eric Postler

Dabei funktionieren KANBAN-Regelkreise nach dem Pull-Prinzip. Das heisst, wenn man aus einem KANBAN-Behälter beispielsweise Rohmaterial entnimmt und der Bestand dadurch unter den erforderlichen Sicherheits-/Mindestbestand fällt, wird der Wiederbeschaffungsprozess ausgelöst. Die dafür relevanten Informationen befinden sich auf der KANBAN-Karte für den KANBAN-Behälter. Ähnlich verhält es sich mit dem KANBAN-Einsatz im Bürobereich.

Die Regelkreise Analysis oder Development, wie im oben gezeigten Beispiel, werden durch die Pull-Methode mit Arbeit gefüttert. Das heisst, sobald ein Feature entwickelt wurde und die nächste Stufe erreicht, kann ein weiteres Feature nachgezogen werden. Dadurch versorgen sich die einzelnen KANBAN-Regelkreise selbstständig mit Arbeit. Dies erhöht den Arbeitsfluss massgeblich. Durch das Festsetzen von Arbeitsmengen (Anzahl Aufgaben oder Stunden pro Bereich) wird zudem die Arbeitsbelastung nivelliert und der Projektfortschritt gleichmässiger.

Ein weiterer Vorteil gegenüber dem Push-Prinzip ist die Flexibilität. Bei der Push-Methode braucht es eine vorgängige Planung mit Prioritäten und Abfolgen, die anschliessend an die Mitarbeiter im Projekt übergeben werden. Da diese Planung in Projekten allerdings nur schwer vereinbar ist mit der Dynamik der Kunden/Welt/Organisation, braucht es Anpassungsfähigkeit. Da bei der Pull-Methode im KANBAN-System erst eine Aufgabe verteilt wird, wenn ein «Behälter» wieder befüllt werden muss, wird folglich situativ entschieden, welche Aufgabe prioritär behandelt wird. Dadurch kann besser auf sich ändernde Bedürfnisse eingegangen werden, ohne gleich die gesamte Planung zu revidieren.

Involvement des Mitarbeiters wird gestärkt

Da der Mitarbeiter somit auch sehr aktiv in den Prozess eingebunden ist, erhöht sich dessen Involvement. Anstatt zu warten, bis ihm eine hierarchisch höhergestellte Person eine Aufgabe gibt, zieht er einfach eine neue Aufgabe, sobald ein KANBAN-Gefäss frei ist. Dadurch erhöht sich die Entscheidungskompetenz der Mitarbeiter und sie nehmen eine aktivere Rolle im Projekt ein. Durch diese sich ändernde Arbeitsweise werden die Mitarbeiter aktiver und handeln unternehmerischer. Ein Unternehmer zeichnet sich unter anderem durch eine hohe Eigeninitiative und intrinsische Motivation aus, was durch die Pull-Methode gezielt gefördert wird.

Trotz all dieser Vorteile bestehen auch Risiken, die man beachten sollte, wenn man die KANBAN-Methode einführt. Speziell die Back-Log-Verwaltung kann zu Schwierigkeiten führen, da eine Entscheidung über die Prioritäten entscheidend ist. Hier braucht es Spielregeln, die unterstützend wirken, um die Aufgaben zielgerichtet zu bearbeiten. Dies gilt generell beim Involvement der Mitarbeiter. Ohne eine gezielte Moderation besteht das Risiko, sich zu verzetteln bzw. nicht konsistent zu agieren. Daher sollten solche Guidelines bereits vorher definiert werden.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich konstatieren, dass die Pull-Methode die Eigeninitiative und Motivation der Mitarbeitenden stärken kann, was sich positiv auf deren Produktivität auswirkt. Aus diesem Grund kann der gezielte Einsatz der Pull-Methode auch den Projekterfolg massgeblich beeinflussen und sollte von Unternehmen nicht unterschätzt werden. Unternehmen tun gut daran, sich vorgängig einige Guidelines und Ziele zu überlegen, bevor man sich mit der Umsetzung beschäftigt, da andernfalls die Methode eher kontraproduktiv wirkt.

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Eric Postler

Als Lead Avantgardist befasst sich Eric Postler bei der KPT Versicherung damit neue Geschäftsmodelle zu entwickeln. Als Lean Evangelist setzt er dabei voll auf Lean & Agile Methoden um die Vorhaben effizient und effektiv abwickeln zu können. Er ist Co-Organisator von Lean Startup Zürich & Lean Startup Bern, einer Meetup Gruppe für den Austausch zu Lean & Agilen Methoden im Unternehmertum und hat einen Master in Betriebswirtschaft mit dem Schwerpunkt Corporate/Business Development.

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