Listen bereinigen in Microsoft Excel

Oftmals werden Listen aus ERP, CRM und anderen Systemen gezogen, um sie danach in Excel auszuwerten. Hierbei kann es durchaus sein, dass diese Listen Leerzeilen und redundante, also mehrfache Spaltenüberschriften beinhalten. Sehen Sie in diesem Beitrag, wie Sie Ihre Listen in Excel bereinigen können.

Ein Beispiel: (zur besseren Übersicht sind innerhalb der einzelnen Bereiche Zeilen ausgeblendet)

Abb. 1 Mehrfache Überschriften und Leerzeilen

Sie haben nun mehrere Möglichkeiten, solche Listen zu bereinigen. Folgend finden Sie zwei mögliche Vorgänge: einerseits mit Hilfe der Sortierung, andererseits durch Duplikatsentfernung.

Bereich markieren

Klicken Sie auf die Schaltfläche zwischen Spaltenkopf A und Zeilenkopf 1, um das gesamte Tabellenblatt zu markieren. Alternativ können Sie auch in eine leere Zelle klicken und dann die Tastenkombination CTRL+A verwenden.

Möchten Sie hingegen nur den entsprechenden Bereich markieren, wählen Sie die Zelle A1 aus (oder verwenden Sie die Tastenkombination CTRL+HOME), drücken Sie CTRL+SHIFT+è, dann CTRL+SHIFT+ê und bleiben Sie auf diesen Tasten, bis die Markierung ganz unten angelangt ist. Lassen Sie nun los und drücken Sie einmal CTRL+SHIFT+é. Nun ist nur der benötigte Bereich markiert.

Bereinigen durch einfaches Sortieren

Klicken Sie in der Registerkarte Daten, in der Gruppe Sortieren und Filtern, auf die aufsteigende Sortierung (AZ). Durch die vorherige Markierung der Daten, ist die Zelle A1 die aktive Zelle des markierten Bereichs. Entsprechend wird nach der Spalte A sortiert.

Alle Leerzeilen – in diesem Beispiel sind es acht – befinden sich nun ganz unten. Da in einer aufsteigenden Sortierung zuerst die Zahlen und dann die Buchstaben kommen und die Bestell-IDs Zahlen sind, finden Sie sämtliche redundante Überschriften unten – in diesem Beispiel sind es vier. Löschen Sie diese Überschriften.

Abb. 2 Redundante Überschriften und Leerzeilen

Bereinigung durch Duplikatsentfernung

Gehen wir hingegen von alphanumerischen Bestell-IDs aus, würden die redundanten Überschriften irgendwo im markierten Bereich liegen. In einem solchen Fall kann Ihnen der Befehl Duplikate entfernen helfen.

Markieren Sie dazu die Daten, wie vorgängig beschrieben.

Wählen Sie in der Registerkarte Daten, in der Gruppe Datentools, den Befehl Duplikate entfernen.

Abb. 3 Befehl Duplikate entfernen

Deaktivieren Sie die Option Daten haben Überschriften. Ansonsten wird die Spaltenüberschriftszeile einmal effektiv als Spaltenüberschriften und einmal als Datenzeile belassen.

Abb. 4 Befehl Duplikate entfernen – Option Daten haben Überschriften

Bestätigen Sie den Dialog.

Nun wird die Anzahl redundanter und eindeutiger Datensätze angezeigt.

Abb. 5 Befehl Duplikate entfernen

Wenn Sie dies nun mit dem vorherigen Beispiel vergleichen, stellen Sie fest, dass hier eine Datenzeile weniger gelöscht wurde. Der Grund liegt darin, dass eine Leerzeile im Bereich verbleibt, also wie eine normale Datenzeile behandelt wird, und nur die redundanten Datenzeilen gelöscht wurden, also alle weiteren Leerzeilen. Somit eignet sich diese Methode nur für die mehrfachen Überschriften.

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Toni Lumiella

Product Manager CAS, Eidg. Ausbilder FA, Informatiker, MOS Master 2016, MOS Master 2013, MOS Master 2010 und Microsoft Certified Trainer.
Als Product Manager und Fachbereichsleiter Office-Anwendungen und Access-Datenbanken ist Toni Lumiella seit Juli 2011 bei Digicomp verantwortlich für die Anwenderschulungen, die eigenentwickelten Kursunterlagen und die Erweiterung des Portfolios in diesen Bereichen. Seit über 30 Jahren ist das Unterrichten seine grosse Leidenschaft, 16 Jahre davon in der Informatik, seit Ende 2000 bei der Digicomp. Als Quereinsteiger wechselte er 1999 während seiner Ausbildung zum SIZ-Supporter in die Informatik als IT-Supporter, während seines Studiums zum Wirtschaftinformatiker 1 war er als IT-Koordinator tätig.

2 Kommentare

  1. Schön wäre die VBA-Lösung da bei diesem Thema dies eine immer wiederkehrende Option ist!
    zB. ab Spalte A: ->, Zeile 2: -> die sich wiederholenden titeleinträge aus Zeile A1: -> automatisch oder per ButtomKlick lösen!

  2. Ein erster, einfacher Lösungsansatz wäre ein Makro!?
    Sinn und Zweck von Makros: Immer wiederkehrende Arbeiten zu automatisieren!
    Makro aufzeichnen unter: Ansicht > Makros > Makros aufzeichnen
    Vorgehen gem. Erklärung und Darstellung wie oben von Toni Lumiella beschrieben … und dann dem Makro eine Schaltfläche zuweisen, z.B, unter: Symbolleiste für den Schnellzugriff …

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