Wie lässt sich Web 2.0 erfolgreich in der Projektkommunikation einsetzen?

Die zunehmende Vernetzung in der Kommunikation wird insbesondere im Zeitalter von Web 2.0 (Social Media) immer wichtiger für die erfolgreiche Durchführung von Projekten. Projektmanager befinden sich in einer aussergewöhnlichen Kommunikationssituation. Die unterschiedlichen Stakeholder wie z.B. Auftraggeber, Linienvorgesetzte, Projektmitarbeiter, externe Partner und interne Kunden fordern vom Projektleiter eine besondere Flexibilität in der Kommunikationsfähigkeit. Sich dabei seiner eigenen Fähigkeiten bewusst zu sein bzw. zu werden, ist eine erste Voraussetzung, um Kritik-, Motivations- und Konfliktklärungsgespräche, Verhandlungen mit Externen, Anforderungsaufnahmen bei Kunden usw. erfolgreich zu meistern.

Zum einen möchte man «dem Dialog eine Heimat geben». Dennoch muss ein Projektleiter auch in der Lage sein, klar und eindeutig zu kommunizieren, sodass alle Beteiligten konsequent handeln können. Projektmarketing ist ein «Key Success Factor» im Projektmanagement. Ein Projektleiter muss deshalb aktiv kommunizieren und sich seiner Kommunikationstechniken und deren möglichen Wirkungen bewusst sein. Des Weiteren ist das Reputationsmanagement von zentraler Bedeutung. Eine Investition in die Reputation führt zu einem eindeutigen und nachvollziehbaren Gewinn hinsichtlich des Unterstützungspotenzials der beteiligten Stakeholder.

Kommunikation sollte dabei immer

  • handlungsstiftend
  • beziehungsstiftend
  • durchsetzend
  • wissensstiftend sowie
  • verständnisstiftend

sein.

Die folgenden Ziele sind zu erreichen:

  • Kommunikation: prozessorientierte Kommunikation und Kollaboration
  • Wissen: Wissensaustausch, Optimierung des Wissens
  • Mitarbeiter: Identifikation bei den Mitarbeitern
  • Tools: Verbesserte IT für Methoden und Anwendungen
  • Kunden: effizientere Interaktion mit «Kunden»

 

Facetten von Web 2.0

 

Kommunikationsansatz

Die aktuell verfügbaren Techniken erfordern jedoch auch ein organisatorisches Umdenken. So können die beiden unterschiedlichen Ansätze der Kommunikation bzw. des Wissenstransfers unterschieden werden.

Klassisch Aktuell
Beteiligung von «Wenigen»  Beteiligung von «Vielen»
Vorgegebener Prozess der Kommunikation  Hohe Vernetzung und sozialer Prozess
Zentrale Administration  Nutzergenerierte Inhalte
Vorgegebene, zentrale Strukturen  Dezentrale Strukturen
Vorgegebene Metadaten  Folksonomy (Tagging)
Zentrale Qualitätskontrolle Anwenderbasierte Qualitätskontrolle (dezentral)

 

Blogging

Hierzu zählt zum Beispiel das Führen eines Projekttagebuchs mit Hilfe eines Blogs. Alle Beteiligten haben die Möglichkeit, die für sie wichtigen Dinge in einen solchen Blog einzutragen. Erfahrungsgemäss kann in diesen verlaufsorientierten Dokumentationen eine Vielzahl von Information abgelegt bzw. wiedergefunden werden. Auch wenn dies zunächst als eine eher unstrukturierte Variante erscheint, bieten Suchfunktionen und eine Verschlagwortung eine sehr gute Wiederauffindbarkeit von Informationen.

Wiki

Die Bereitstellung von allgemeinem, fachlichem Wissen zu einem Projekt ist eine zentrale Aufgabe des Projektwissensmanagements. Hier können sehr leicht Projekt-Wikis eingesetzt werden. Diese stellen die strukturierte und vernetzte Variante der Informationsbereitstellung dar. Zudem können alle Beteiligten auf unkomplizierte Weise daran teilnehmen. So kann jeder jeder dazu beitragen, Wissen zur Verfügung zu stellen.

Microblogging

Auch der Einsatz von E-Mail kann kritisch hinterfragt werden. Der Aufwand für die Formulierung von langen, ausführlichen E-Mails stellt nicht immer den effizientesten Kommunikationsweg dar. Kurze prägnante Nachrichten, Fragen, Kommentare sind gefragt. Diese sind bereits durch das Microblogging (Twitter, Facebook usw.) bekannt. Hierbei ist interessant, dass man vom Konzept «Information findet seinen Empfänger» ausgeht und nicht mehr von «Empfänger sucht Information». Zudem bieten solche Microblogs meist deutlich kürzere Antwortzeiten, da sich auch der Aufwand für eine Rückantwort in Grenzen hält.

Rückantwortfähigkeit

Projektbeteiligte, die ihre Kommunikation mit den relevanten Beziehungsgruppen nicht sukzessive rückkanalfähig gestalten, können in absehbarer Zukunft spürbare Kommunikationsnachteile bekommen. Ein einfacher Weg hierzu stellt z.B. ein «Gefällt mir»-Button dar.

Key Success Factors

Die folgenden Faktoren sind beim Einsatz von Web 2.0 in der Projektkommunikation zu berücksichtigen:

  • Bewusste und aktive Teilnahme
  • Als strategische Aufgabe wahrnehmen
  • Budget einplanen und überwachen
  • Stakeholder beteiligen
  • Unternehmensrelevante Tools etablieren
  • Erfolgskontrolle sicherstellen

Fazit

Die «neuen» Möglichkeiten von Web 2.0 bieten eine Vielzahl von reizvollen Funktionen, die in der Regel Spass machen, sehr einfach zu bedienen bzw. leicht zu implementieren sind und einen schnellen «Erfolg» sicherstellen. Dabei ist jedoch zu beachten, dass diese Möglichkeiten eine direkte und persönliche Kommunikation nicht umfassend ersetzen können. Weiterhin muss davon ausgegangen werden, dass nicht alle Beteiligten diese neuen Techniken einsetzen können und wollen …

… zudem ist Web 2.0 nur ein Werkzeug, wenn auch ein sehr hilfreiches. Prozesse, Regelungen, Erfahrungen, kulturelle Aspekte, Methoden usw. fehlen aber noch.

 

Martin Bialas

Martin Bialas, Geschäftsführer der diventis GmbH, Arlesheim (BL), hat über 25 Jahre Praxiserfahrung im Bereich Projektmanagement. Mit Leidenschaft und Herzblut beschäftigt er sich mit der Integration von Projektmanagement Methodik und Softwareunterstützung in Unternehmen unterschiedlicher Grösse. Er begleitet Projektbeteiligte sowohl auf der strukturellen als auch auf der kulturellen, verhaltensorientierten Ebene. Er ist NLP Master und Mediator. Martin Bialas ist IPMA-zertifizierter «Programme und Portfolio Management Consultant (PPMC)», Fachgruppenleiter der Fachgruppe «Software für PM-Aufgaben» sowie Assessor für den Deutschen Project Excellence Award 2016 der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. und Assessor für IPMA Delta.

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